Si të zgjidhni ekonomistin e duhur

Ekonomisti nuk është thjesht personi që plotëson deklarata tatimore — është partneri financiar i biznesit tuaj. Zgjedhja e duhur ndikon drejtpërdrejt në shëndetin financiar, përputhshmërinë ligjore dhe mundësitë e rritjes së biznesit.

Një ekonomist i mirë:
- Siguron që biznesi juaj të jetë gjithmonë në përputhje me ligjin — duke shmangur gjoba dhe kamatëvonesa;
- Ofron kontabilitet mujor të saktë që ju jep pasqyrë reale të gjendjes financiare;
- Ju paralajmëron për probleme para se ato të bëhen kriza;
- Ju ndihmon me planifikim tatimor — duke optimizuar detyrimet brenda kuadrit ligjor;
- Përgatit pasqyra financiare të besueshme për banka, investitorë dhe tendera.

Një ekonomist i papërshtatshëm:
- Vonon deklarimet — duke shkaktuar gjoba automatike pranë Drejtorisë së Përgjithshme të Tatimeve;
- Bën gabime në llogaritjen e tatimeve — duke krijuar detyrime të panevojshme ose rrezik inspektimi;
- Nuk komunikon — duke ju lënë pa informacion në momente kritike;
- Nuk njeh sektorin tuaj — duke humbur mundësi optimizimi specifike.

Sipas Ligjit nr. 25/2018 "Për kontabilitetin dhe pasqyrat financiare", çdo njësi ekonomike ka detyrim ligjor për mbajtjen e regjistrave kontabël. Personi përgjegjës për hartimin e pasqyrave financiare mund të jetë punonjës i brendshëm, kontabilist i miratuar, auditues ligjor, ose studio kontabiliteti (neni 3, pika 18). Kjo do të thotë se zgjedhja juaj ka pasoja ligjore — jo vetëm financiare.

Burimi: Ligji nr. 25/2018, neni 3(18). Data e rishikimit: 2 gusht 2026.

Para se të vendosni, vlerësoni çdo kandidat bazuar në këto kritere themelore:

1. Licenca dhe kualifikimi profesional

Kontrolloni nëse ekonomisti ka licencën e nevojshme për të ushtruar profesionin. Në Shqipëri, kontabilistët e miratuar licencohen sipas kuadrit ligjor në fuqi. Një ekonomist i licencuar ka kaluar provimet profesionale dhe plotëson standardet e caktuara — kjo është garancia juaj e parë për cilësi.

Pyesni: "A keni licencë kontabilisti të miratuar? A e rinovoni rregullisht?"

2. Përvoja profesionale

Përvoja e përgjithshme është e rëndësishme, por edhe më e vlefshme është përvoja me biznese të ngjashme me tuajin — në madhësi, formë juridike dhe sektor. Një ekonomist që ka punuar vetëm me persona fizikë mund të mos jetë zgjedhja e duhur për një SHPK me 30 punonjës.

3. Njohja e sektorit tuaj

Çdo sektor ka veçoritë e veta tatimore dhe kontabël. Një ekonomist që njeh sektorin tuaj di cilat shpenzime janë të zbritshme, cilat rreziqe tatimore ekzistojnë, dhe si të strukturojë kontabilitetin për efikasitet maksimal.

4. Referencat dhe reputacioni

Kërkoni referenca nga klientë ekzistues — veçanërisht nga biznese të ngjashme me tuajin. Kontrolloni sa kohë kanë qenë klientë (lonjeviteti tregon kënaqësi) dhe nëse kanë pasur probleme me tatimet gjatë bashkëpunimit.

5. Infrastruktura dhe dixhitalizimi

Një studio moderne duhet të përdorë softuer kontabël profesional, të ruajë dokumentet në mënyrë dixhitale, dhe të komunikojë përmes kanaleve të sigurta. Pyesni çfarë softueri përdorin dhe si menaxhojnë fiskalizimin.

6. Kapaciteti dhe disponueshmëria

Nëse studioja ka shumë klientë dhe pak staf, vonesa janë të pashmangshme. Pyesni sa klientë menaxhojnë aktualisht dhe kush do të jetë personi juaj i kontaktit.

Para se të nënshkruani një kontratë, organizoni një takim fillestar dhe bëni këto pyetje:

Rreth kualifikimit:
- A jeni kontabilist i miratuar? Kur e keni marrë licencën?
- A ndiqni trajnime të vazhdueshme profesionale?
- A keni sigurim përgjegjësie profesionale?

Rreth përvojës:
- Sa vjet përvojë keni me biznese si i imi (formë juridike, madhësi, sektor)?
- Sa klientë menaxhoni aktualisht?
- A mund të më jepni 2-3 referenca nga klientë ekzistues?

Rreth shërbimit:
- Çfarë përfshin saktësisht shërbimi mujor? (Kontabiliteti mujor, deklarimet tatimore, listëpagesat, konsulenca?)
- Si e menaxhoni komunikimin me klientin — email, telefon, takim mujor?
- Kush do të jetë personi im i kontaktit? A ka zëvendësues kur ai mungon?
- Si menaxhoni afatet tatimore — a më njoftoni para afatit?

Rreth çmimit:
- Sa kushton shërbimi mujor? Çfarë përfshin?
- A ka kosto shtesë (mbyllje bilanci, pasqyra financiare, konsulenca shtesë)?
- Si paguhet — mujore, tremujore, vjetore?

Rreth teknologjisë:
- Çfarë softueri kontabël përdorni?
- Si i dorëzoj dokumentet — dixhitalisht apo fizikisht?
- A keni akses online ku mund të shikoj gjendjen time financiare?

Një ekonomist profesional do t'u përgjigjet me dëshirë këtyre pyetjeve — transparenca është shenj besueshmërie. Nëse dikush hezitton ose shmang përgjigjet, kjo është shenj paralajmëruese.

Si ta dalloni ekonomistin e duhur nga një mesatar? Këto janë shenjat kryesore:

Reagim i shpejtë

Ekonomisti i mirë përgjigjet brenda ditës — ose të paktën brenda 24 orëve. Biznesi juaj nuk mund të presë javë të tëra për një përgjigje, veçanërisht gjatë periudhave kritike si mbyllja e bilancit ose inspektimet tatimore.

Këshillim proaktiv

Nuk pret që t'i bëni pyetje — ju njofton kur ka ndryshime ligjore, kur afrohet një afat, ose kur sheh diçka jo normale në numrat e biznesit tuaj. Një ekonomist që thjesht plotëson formularë pa komentuar nuk sjell vlerë të plotë.

Transparencë e plotë

Shpjegon me gjuhë të kuptueshme se çfarë po ndodh me financat tuaja. Nuk fsheh probleme dhe nuk i zmadhon situatat — ju jep realitetin ashtu siç është, bashkë me rekomandime konkrete.

Organizim i përsosur

Mban dokumentet tuaja në rregull, ka kopje dixhitale të gjithçkaje, dhe mund t'ju gjejë çdo dokument brenda minutash. Sipas Ligjit nr. 25/2018, dokumentet kontabël duhet të ruhen për 10 vjet (neni 8) — organizimi nuk është opsional.

Njohuri e thellë tatimore

Nuk njeh vetëm rregullat bazë — di t'i zbatojë ato në kontekstin e biznesit tuaj. Njeh deklarimet tatimore mujore, TVSH-në, tatimin mbi fitimin, dhe di si ndërveprojnë këto detyrime me njëra-tjetrën.

Etikë profesionale

Nuk ju propozon skema të paligjshme për ulje tatimesh. Optimizon brenda ligjit — asnjëherë jashtë tij. Kjo ju mbron nga rreziqe shumë më të mëdha se kursimi afatshkurtër.

Po aq e rëndësishme sa njohja e shenjave pozitive është identifikimi i "flamujve të kuq" — shenjave që tregojnë se ekonomisti nuk është i përshtatshëm:

Nuk ofron kontratë të shkruar

Çdo marrëdhënie profesionale duhet të formalizohet me kontratë. Nëse ekonomisti refuzon ose hezitton të nënshkruajë kontratë, kjo tregon mungesë profesionalizmi. Pa kontratë, nuk keni asnjë mbrojtje ligjore nëse lindin probleme.

Nuk jep fatura për shërbimin

Ekonomisti duhet të lëshojë faturë të fiskalizuar për shërbimin e tij. Nëse kërkon pagesë pa faturë, kjo është shkelje ligjore dhe shenj i mungesës së integritetit — pikërisht tek personi që duhet të menaxhojë përputhshmërinë tuaj tatimore.

Vonesa të vazhdueshme në deklarime

Nëse deklarimet mujore dorëzohen vazhdimisht afër ose pas afatit, ky është problem serioz. Çdo ditë vonesë sjell kamatëvonesa, dhe mosrespektimi i përsëritur mund të shkaktojë inspektim tatimor.

I paarritshëm

Nëse nuk përgjigjet telefonatave ose emaileve për ditë, veçanërisht gjatë periudhave kritike, kjo tregon kapacitet të mbingarkuar ose mungesë interesi për klientin.

Nuk shpjegon — thjesht kërkon nënshkrim

Nëse ju sjell dokumente për nënshkrim pa shpjeguar përmbajtjen, kjo është alarmuese. Ju jeni përgjegjësi ligjor i pasqyrave financiare (sipas nenit 23 të Ligjit 25/2018) — duhet të kuptoni çfarë nënshkruani.

Propozon "zgjidhje kreative" me tatimet

Nëse propozon fshehjen e të ardhurave, rritjen artificiale të shpenzimeve, ose skema të tjera të dyshimta — largohuni menjëherë. Përfitimi afatshkurtër nuk ia vlen rrezikut të inspektimit, gjobave, dhe pasojave penale.

Nuk ka softuer profesional

Nëse punon vetëm me Excel ose letër, pa softuer kontabël, kjo rrit rrezikun e gabimeve dhe tregon se nuk investon në profesionin e vet.

Njohja e sektorit tuaj nga ana e ekonomistit mund të bëjë një ndryshim të madh. Ja pse specializimi ka rëndësi:

Restorante, bare dhe hoteleri

Sektori i ushqimit dhe mikpritjes ka veçori specifike: inventari i lëndëve të para, përqindja e humbjeve, punësimet sezonale, taksat vendore të turizmit, dhe menaxhimi i kasës. Një ekonomist që njeh këtë sektor di si të llogarisë saktë koston e mallrave të shitura dhe si të optimizojë shpenzimet operative.

Ndërtim

Projektet e ndërtimit kërkojnë kontabilitet sipas kontratave, menaxhim të nënkontraktorëve, llogaritje të tatimit në burim për punëdhënësit, dhe raportim specifik për fonde publike ose tendera. Gabimet në këtë sektor kanë pasoja të mëdha financiare.

Teknologji dhe IT

Kompanitë e teknologjisë shpesh kanë të ardhura nga jashtë Shqipërisë, shpenzime për softuer dhe licenca, punonjës remote, dhe nevojë për trajtime tatimore ndërkombëtare. Ekonomisti duhet të njohë rregullat e tatimit në burim për shërbime ndërkombëtare dhe TVSH-në për shërbime dixhitale.

Tregti me shumicë dhe pakicë

Menaxhimi i inventarit, marzhet e fitimit, fiskalizimi i pikave të shitjes, importi dhe eksporti — çdo element kërkon trajtim kontabël të veçantë. Gabime në inventar do të thotë gabime në bilancin vjetor.

Shërbime profesionale (avokat, mjek, konsulent)

Profesionet e lira kanë regjim specifik — shpesh veprojnë si persona fizikë, kanë të ardhura të parregullta, dhe kanë shpenzime profesionale specifike (sigurim përgjegjësie, trajnime, licenca profesionale).

Kur intervistoni një ekonomist të jashtëm, pyesni drejtpërdrejt: "Sa klientë keni aktualisht në sektorin tim?" Përvoja konkrete është më e vlefshme se premtimet e përgjithshme.

Marrëdhënia me ekonomistin duhet të formalizohet gjithmonë me kontratë shërbimi. Një kontratë e mirë mbron të dyja palët dhe shmang keqkuptimet. Ja elementet themelore:

Shërbimet e përfshira

Lista e detajuar e shërbimeve: kontabilitet mujor, deklarime tatimore, listëpagesa, konsulencë tatimore, mbyllje bilanci, pasqyra financiare. Çdo shërbim duhet specifikuar qartë — "kontabilitet" pa specifikim nuk mjafton.

Përgjegjësitë e secilës palë

• Ekonomisti: regjistrim transaksionesh, dorëzim deklaratash në afat, përgatitje pasqyrash, njoftim për ndryshime ligjore;
• Biznesi: dorëzim i dokumenteve në kohë, informacion i saktë, pagesë në afat.

Afatet

Specifikoni afate konkrete: kur duhet t'i dorëzoni dokumentet ekonomistit, dhe kur ai do të dorëzojë deklarimet pranë tatimeve. Vonesa nga secila palë duhet të ketë pasoja të përcaktuara.

Tarifa dhe mënyra e pagesës

Çmimi mujor, çfarë përfshin, çfarë paguhet veçmas (p.sh., mbyllja e bilancit, konsulenca shtesë). Mënyra e pagesës — transfertë bankare, para, faturim.

Konfidencialiteti

Ekonomisti ka akses në informacionin financiar më të ndijshëm të biznesit tuaj. Kontrata duhet të përfshijë klauzolë konfidencialiteti që e detyron të mbajë sekret të dhënat tuaja.

Zgjidhja e mosmarrëveshjeve

Si zgjidhen problemet — negocim, ndërmjetësim, ose gjykatë. Më mirë ta keni të shkruar se sa ta zbuloni kur lind konflikti.

Kushtet e përfundimit

Si ndërpritet kontrata — njoftim paraprak (zakonisht 30 ditë), dorëzimi i dokumenteve, dhe procesi i kalimit te ekonomisti i ri.

Çmimi i shërbimit kontabël varion sipas disa faktorëve. Ja si ta kuptoni se çfarë po paguani dhe si të krahasoni ofertat në mënyrë të drejtë:

Faktorët që ndikojnë çmimin:

• Forma juridike — SHPK-ja kërkon më shumë punë kontabël se personi fizik;
• Numri i transaksioneve mujore — sa më shumë fatura blerjesh dhe shitjesh, aq më shumë punë;
• Numri i punonjësve — llogaritja e listëpagesave shtohet si kosto e veçantë;
• Sektori — disa sektorë kërkojnë punë më të detajuar (ndërtim, import-eksport);
• Niveli i shërbimit — vetëm deklarime bazë, apo edhe konsulencë dhe planifikim tatimor;
• Reputacioni i studios — studiot me përvojë dhe reputacion të ndërtuar kanë tarifa më të larta.

Si të krahasoni ofertat:

Mos krahasoni vetëm çmimin mujor — krahasoni vlerën totale:

• Çfarë përfshin çmimi bazë? Disa oferta duken të lira, por pastaj çdo shërbim shtesë paguhet veçmas;
• A përfshin mbylljen e bilancit vjetor? Kjo mund të jetë kosto e konsiderueshme nëse nuk përfshihet;
• A ka limit transaksionesh? Disa studio vendosin limit mujor — teprica paguhet;
• A përfshin konsulencë tatimore? Apo vetëm punë mekanike të deklarimeve?

Rregull i artë: Mos zgjidhni ekonomistin më të lirë vetëm sepse është më i liri. Gabime kontabël, vonesa në deklarime, dhe gjoba tatimore kushtojnë shumëfish më tepër se diferenca e çmimit ndërmjet një ekonomisti mesatar dhe një profesionisti.

Nëse dëshironi të kuptoni ndryshimin ndërmjet një ekonomisti brendshëm apo jashtëm dhe kostot përkatëse, ne mund t'ju ndihmojmë me një krahasim të personalizuar.

Nëse keni vendosur të ndryshoni ekonomistin, procesi kërkon planifikim. Një tranzicion i keq-menaxhuar mund të shkaktojë boshllëqe në kontabilitet dhe probleme me tatimet.

Hapat për ndryshimin e ekonomistit:

1. Njoftoni ekonomistin aktual

Respektoni afatin e njoftimit të kontratës (zakonisht 30 ditë). Komunikoni profesionalisht — mund t'ju duhet bashkëpunimi i tij gjatë tranzicionit.

2. Siguroni dorëzimin e dokumenteve

Ekonomisti aktual duhet t'ju dorëzojë:
- Të gjitha regjistrat kontabël (dixhitale dhe fizike);
- Bazën e të dhënave të softuerit kontabël ose eksportin e plotë;
- Dokumentet origjinale (fatura, kontrata, ekstrakte bankare);
- Deklarimet e dorëzuara pranë tatimeve (kopje);
- Pasqyrat financiare e viteve të fundit;
- Situatën aktuale tatimore (çfarë është dorëzuar, çfarë pritet).

3. Verifikoni gjendjen

Para se të filloni me ekonomistin e ri, verifikoni:
- A janë dorëzuar të gjitha deklarimet mujore deri tani?
- A ka detyrime të papaguara pranë tatimeve?
- A janë regjistrat kontabël të përditësuara?
- A ka ndonjë inspektim ose proces në vazhdim?

4. Zgjidhni momentin e duhur

Momenti ideal për ndryshimin është fillimi i një periudhe kontabël — fillimi i muajit ose, edhe më mirë, fillimi i vitit fiskal (1 janari). Kjo shmang ndarjen e një periudhe ndërmjet dy ekonomistëve.

5. Briefoni ekonomistin e ri

Jepini ekonomistit të ri një pasqyrë të plotë: historiku i biznesit, sektori, strukturat e punonjësve, problemet e kaluara, pritjet tuaja. Sa më shumë informacion, aq më i shpejtë do të jetë adaptimi.

Nëse keni pasur probleme me ekonomistin e mëparshëm, mos i fshihni — ekonomisti i ri duhet t'i dijë për t'i adresuar saktë.

Përdoreni këtë listë kontrolli para se të merrni vendimin përfundimtar:

Kualifikimi dhe besueshmëria:
- ✓ Ka licencë kontabilisti të miratuar ose kualifikim ekuivalent
- ✓ Ka përvojë me biznese të ngjashme me tuajin
- ✓ Ofron referenca që mund t'i verifikoni
- ✓ Ka reputacion pozitiv (klientë afatgjatë, pa ankesa publike)

Shërbimi dhe komunikimi:
- ✓ Shpjegon qartë çfarë përfshin shërbimi
- ✓ Përgjigjet shpejt (brenda 24 orëve)
- ✓ Ka person kontakti të dedikuar për ju
- ✓ Ofron takime periodike për rishikim financiar

Dokumentacioni dhe kontrata:
- ✓ Ofron kontratë të shkruar me kushte të qarta
- ✓ Lëshon faturë të rregullt për shërbimin
- ✓ Specifikon afate dhe përgjegjësi
- ✓ Ka klauzolë konfidencialiteti

Teknologjia dhe organizimi:
- ✓ Përdor softuer kontabël profesional
- ✓ Pranon dokumente në format dixhital
- ✓ Ruan kopje rezervë (backup) të regjistrave
- ✓ Ofron raportim të rregullt (mujor ose tremujor)

Çmimi dhe vlera:
- ✓ Çmimi është transparent — pa kosto të fshehura
- ✓ Përfshin shërbime themelore (deklarime, kontabilitet, konsulencë bazë)
- ✓ Kosto totale vjetore (duke përfshirë mbylljen e bilancit) është e qartë
- ✓ Raporti cilësi-çmim ka kuptim për biznesin tuaj

Nëse kandidati plotëson shumicën e këtyre pikave, jeni në rrugë të mirë. Nëse disa pika themelore mungojnë (veçanërisht licenca, kontrata, ose reagimi), vazhdoni kërkimin.

Për një pasqyrë të plotë të kontabilitetit në Shqipëri dhe detyrimeve ligjore, konsultoni udhëzuesin tonë të detajuar.